TMS y WMS resuelven partes distintas de la cadena logística. El WMS o SGA dirige lo que ocurre dentro del almacén; el TMS se centra en planificar y controlar el transporte.
Ambos sistemas pueden compartir pedidos, expediciones, bultos y estados, pero no conviene confundir sus responsabilidades.
Qué es un WMS o SGA
WMS significa Warehouse Management System. En español se utiliza habitualmente SGA, Sistema de Gestión de Almacenes.
Su función es dirigir y registrar la operación física del almacén.
Puede gestionar:
- recepciones;
- ubicaciones;
- inventario;
- movimientos;
- reposiciones;
- picking;
- packing;
- expediciones;
- lotes y series;
- trazabilidad.
Nuestra guía sobre qué es un SGA desarrolla estas funciones con más detalle.
Qué es un TMS
TMS significa Transportation Management System.
Su objetivo es gestionar el transporte de mercancías.
Dependiendo de la solución puede cubrir:
- planificación de envíos;
- selección de transportista;
- tarifas;
- consolidación de cargas;
- rutas;
- citas;
- documentación;
- tracking;
- costes;
- incidencias;
- liquidación de transporte.
El TMS empieza a aportar más valor cuando elegir cómo mover una expedición es un problema relevante por volumen, coste o complejidad.
Dónde termina el WMS y empieza el TMS
La frontera suele aparecer cuando el pedido ya está preparado para salir.
El WMS sabe:
- qué mercancía se ha recogido;
- qué bultos se han creado;
- peso y dimensiones si están disponibles;
- cuándo está lista;
- desde qué muelle sale.
El TMS puede decidir:
- transportista;
- servicio;
- ruta;
- consolidación;
- ventana;
- coste.
Después devuelve etiquetas, documentación, tracking o estados.
No todas las empresas separan estas funciones en dos productos.
Un ERP, un WMS o una plataforma de transporte puede asumir parte del trabajo del otro.
Ejemplo de flujo
Un flujo sencillo podría ser:
- el ERP u OMS crea el pedido;
- el WMS dirige el picking;
- packing confirma bultos y medidas;
- el WMS envía la expedición al TMS;
- el TMS selecciona servicio o transportista;
- devuelve etiqueta y referencia de envío;
- el WMS confirma carga y salida;
- el TMS recibe eventos de transporte;
- los estados se publican al ERP, OMS o ecommerce.
La arquitectura concreta depende de quién sea responsable de cada decisión.
TMS vs ERP
Un ERP puede gestionar pedidos de venta, albaranes y facturación de transporte sin ser un TMS completo.
La diferencia aparece cuando se necesita optimización específica de transporte.
Por ejemplo:
- comparar tarifas;
- agrupar cargas;
- planificar rutas;
- gestionar múltiples carriers;
- controlar recargos;
- seguir entregas.
El ERP sigue siendo normalmente la capa administrativa.
TMS vs OMS
Un OMS coordina el ciclo del pedido.
Puede decidir desde qué almacén se sirve o qué promesa se ofrece.
El TMS decide cómo transportar físicamente la expedición.
Ambos pueden compartir información de destino, servicio y estado.
Integración con el WMS
La integración debe definir cuándo una expedición está suficientemente preparada para solicitar transporte.
También debe resolver qué ocurre si:
- cambia el número de bultos;
- cambia el peso;
- el transportista rechaza la recogida;
- se cancela el pedido;
- una línea no puede prepararse;
- se divide el envío.
Enviar información demasiado pronto puede obligar a recalcular.
Enviarla demasiado tarde puede perder una ventana de transporte.
Etiquetas y documentación
En ecommerce es frecuente que la etiqueta de transporte se genere durante packing.
Puede provenir directamente de la API del carrier, de un agregador o del TMS.
El WMS necesita recibir esa información para asociarla al bulto correcto.
La trazabilidad debería permitir reconstruir:
- pedido;
- bulto;
- etiqueta;
- transportista;
- tracking.
Muelles y carga
En operaciones B2B o de gran volumen, transporte y almacén también se coordinan mediante muelles y citas.
El sistema puede necesitar conocer:
- hora prevista;
- vehículo;
- ruta;
- puerta;
- expediciones asociadas.
Una mala coordinación puede provocar que un pedido esté preparado pero bloquee espacio durante horas.
Consolidación
El TMS puede agrupar expediciones para reducir coste.
El WMS necesita conocer las consecuencias operativas.
Si varios pedidos se consolidan en una misma carga, puede ser necesario:
- preparar por ruta;
- secuenciar staging;
- ordenar carga;
- reservar espacio.
Por eso transporte no debería diseñarse completamente separado del almacén.
Estados de transporte
Una vez que la mercancía sale, aparecen eventos como:
- recogido;
- en tránsito;
- incidencia;
- intento de entrega;
- entregado;
- devuelto.
Estos estados normalmente pertenecen al ámbito del transporte.
Sin embargo, ERP, OMS y atención al cliente pueden necesitarlos.
La integración debe decidir qué eventos se propagan y quién es la fuente de verdad.
Devoluciones
Un retorno puede empezar en transporte y terminar de nuevo en el almacén.
El TMS puede coordinar la recogida.
El WMS ejecuta la recepción, inspección y reincorporación.
La logística inversa necesita por tanto continuidad entre ambos sistemas.
Cuándo tiene sentido un TMS específico
Puede empezar a ser útil cuando existe:
- alto gasto de transporte;
- muchos carriers;
- rutas propias;
- consolidación de cargas;
- diferentes niveles de servicio;
- volumen suficiente para negociar y optimizar;
- dificultad para seguir incidencias;
- mucha gestión manual de tarifas.
Una empresa con pocos envíos diarios puede resolver esta parte mediante su ERP, WMS o integraciones directas.
Cuándo tiene sentido un WMS específico
El WMS aporta valor cuando la complejidad está dentro del almacén:
- múltiples ubicaciones;
- varios operarios;
- mucho picking;
- lotes o series;
- reposiciones;
- inventario complejo;
- automatización.
La elección depende de dónde esté el problema.
Qué datos deberían compartir
Una integración WMS-TMS puede incluir:
- identificador de expedición;
- origen;
- destino;
- bultos;
- peso;
- dimensiones;
- fecha requerida;
- servicio;
- mercancías especiales;
- transportista;
- etiqueta;
- tracking;
- estado.
No todo dato debe viajar en ambos sentidos.
Cuanto más clara sea la propiedad de la información, menor será el riesgo de inconsistencias.
Evitar duplicidades
Un error habitual es permitir que varios sistemas modifiquen el mismo dato.
Por ejemplo, si WMS y TMS pueden cambiar transportista de forma independiente, es posible terminar con etiquetas y documentación contradictorias.
La integración debe definir:
- quién decide;
- cuándo puede modificarse;
- qué sistema confirma;
- cómo se corrige una discrepancia.
La misma lógica se aplica en una integración ERP-SGA.
KPIs combinados
Almacén y transporte deben medirse por separado antes de analizar el servicio completo.
El almacén puede medir:
- preparación a tiempo;
- precisión;
- tiempo de ciclo.
El transporte puede medir:
- recogidas;
- coste;
- tránsito;
- entregas;
- incidencias.
Así puede saberse dónde se produjo un retraso.
Dos sistemas, un único flujo
El cliente percibe un solo proceso aunque internamente intervengan ecommerce, OMS, ERP, WMS y TMS.
La arquitectura debe evitar que las fronteras entre aplicaciones generen trabajo manual.
Warefy puede estudiar e implementar integraciones entre estas capas cuando el problema principal está en conectar la operación del almacén con el resto de sistemas.
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