El lead time en logística es el tiempo total que transcurre desde que se inicia una necesidad hasta que el proceso se completa. Dependiendo del contexto, puede medirse desde que se lanza un pedido a proveedor hasta que la mercancía queda disponible, o desde que entra un pedido de cliente hasta que se expide.
Reducir lead time no consiste únicamente en trabajar más rápido. Consiste en eliminar esperas, errores, repeticiones y bloqueos entre fases.
Qué es el lead time
El lead time representa la duración completa de un proceso desde un punto de inicio claramente definido hasta un resultado final.
Puede aplicarse a:
- compras;
- aprovisionamiento;
- producción;
- recepción;
- reposición;
- preparación de pedidos;
- expedición;
- devoluciones.
La primera decisión importante es definir qué se está midiendo. Si dos equipos utilizan puntos de inicio y fin distintos, sus datos no serán comparables.
Tipos de lead time en logística
Lead time de aprovisionamiento
Mide cuánto tarda una necesidad de compra en convertirse en mercancía disponible.
Puede incluir:
- creación y aprobación del pedido;
- confirmación del proveedor;
- preparación o fabricación;
- transporte;
- recepción;
- control de calidad;
- ubicación.
Lead time de pedido
Mide el tiempo desde que entra un pedido de cliente hasta que se expide o entrega.
Puede incluir:
- validación;
- reserva de stock;
- liberación al almacén;
- picking;
- packing;
- expedición;
- transporte.
Lead time interno
Permite medir fases concretas del almacén, por ejemplo el tiempo de recepción, reposición, picking o expedición.
Es especialmente útil porque separa los problemas internos de los retrasos de proveedores o transportistas.
Cómo calcular el lead time
La fórmula más sencilla es:
Lead time = fecha u hora final - fecha u hora inicial
Pero el dato es mucho más útil si se descompone por estados.
Por ejemplo, en un pedido ecommerce:
- pedido recibido;
- pedido validado;
- liberado al almacén;
- picking iniciado;
- picking terminado;
- packing terminado;
- expedición confirmada.
Así puede conocerse tanto el tiempo total como el tiempo consumido entre cada fase.
Ejemplo práctico
Supongamos que un pedido entra a las 10:00 y se expide a las 12:00.
El lead time total es de dos horas.
Si observamos el detalle:
- validación: 20 minutos;
- espera antes del picking: 15 minutos;
- picking: 35 minutos;
- packing: 20 minutos;
- espera hasta carga: 30 minutos.
El mayor margen de mejora puede estar en las esperas, no en pedir al operario que prepare más rápido.
Lead time medio no es suficiente
Una media puede ocultar mucha variabilidad.
Dos almacenes pueden tener un lead time medio de cuatro horas. En uno todos los pedidos tardan entre tres y cinco horas. En otro, la mitad tarda una hora y la otra mitad siete.
La segunda operación es mucho menos predecible.
Conviene analizar también:
- mediana;
- percentiles;
- máximos;
- desviaciones;
- porcentaje dentro del SLA.
Por qué importa
El lead time afecta a:
- nivel de servicio;
- promesas de entrega;
- planificación;
- stock de seguridad;
- capacidad;
- urgencias;
- coste.
Un proceso lento puede ser problemático, pero uno impredecible suele ser todavía más difícil de gestionar.
Relación con el stock de seguridad
El stock de seguridad depende en parte del tiempo que tarda la reposición.
Cuanto mayor y más variable sea el plazo de suministro, más inventario de protección puede ser necesario.
Por eso reducir la variabilidad del lead time puede ser tan importante como reducir su media.
Dónde suele perderse tiempo
Una parte importante del lead time puede ser tiempo de espera.
Algunos ejemplos:
- pedidos pendientes de validación;
- mercancía esperando una ubicación;
- picking detenido por falta de reposición;
- packing esperando documentación;
- expediciones preparadas horas antes de la recogida;
- sistemas que sincronizan por lotes;
- incidencias sin responsable.
Estas esperas suelen pasar desapercibidas cuando solo se mide productividad de cada tarea.
Cómo reducir el lead time en almacén
Mejorar la fiabilidad del inventario
Si una ubicación está vacía cuando el sistema indica lo contrario, el pedido se detiene.
Un buen control de inventario evita búsquedas, sustituciones y revisiones innecesarias.
Reducir recorridos
El layout del almacén y el slotting condicionan directamente la distancia que recorren los operarios.
Reducir desplazamientos puede mejorar tiempo sin exigir más velocidad de trabajo.
Revisar la estrategia de picking
Según el perfil de pedidos puede convenir trabajar por pedido, lotes, zonas u olas.
La guía de picking por zonas, olas y lotes explica las diferencias.
Evitar reposiciones de urgencia
Una ubicación de picking vacía genera interrupciones aunque haya stock en reserva.
Un SGA puede anticipar reposiciones utilizando mínimos o demanda pendiente.
Integrar sistemas
Si un pedido tarda quince minutos en llegar del ecommerce al ERP y otros quince en pasar al SGA, existe media hora de lead time puramente administrativo.
La integración ERP-SGA debe reducir estas esperas y gestionar errores automáticamente.
Lead time en recepción
También conviene medir cuánto tarda una mercancía desde que llega al muelle hasta que queda disponible.
La recepción de mercancías puede incluir descarga, validación, calidad, etiquetado y put-away.
Un camión descargado no significa necesariamente stock disponible.
Lead time y expedición
Al final del proceso pueden aparecer nuevas esperas:
- consolidación;
- packing;
- etiquetado;
- documentación;
- clasificación por transportista;
- ventana de carga.
La expedición debe medir cuándo el pedido está terminado y cuándo abandona realmente el almacén.
Automatización
Automatizar puede reducir lead time cuando existe una tarea repetitiva que limita la capacidad.
Puede aplicarse a:
- transporte interno;
- clasificación;
- lectura;
- impresión;
- asignación de tareas;
- movimiento de mercancía.
Pero automatizar un proceso con muchas excepciones puede añadir más complejidad.
La guía de almacenes automatizados desarrolla este punto.
KPIs relacionados
Además del lead time total, conviene medir:
- tiempo por fase;
- tiempo en espera;
- pedidos bloqueados;
- porcentaje dentro del objetivo;
- tiempo de recepción;
- tiempo de picking;
- tiempo de expedición;
- variabilidad.
El objetivo es descubrir dónde se consume el tiempo, no acumular indicadores.
Lead time y roturas de stock
Un lead time de aprovisionamiento mal estimado puede terminar en una rotura de stock.
Si el sistema espera que el proveedor tarde cinco días y realmente tarda nueve, el punto de pedido puede activarse demasiado tarde.
Por eso los parámetros deben actualizarse con datos reales.
Un lead time más corto no siempre es mejor
Reducir tiempo a cualquier precio puede aumentar errores o costes.
Preparar más deprisa puede empeorar precisión. Comprar antes puede generar sobrestock. Priorizar continuamente urgencias puede desorganizar el resto del almacén.
El objetivo es conseguir un proceso rápido, pero también estable y controlable.
Cómo ayuda un SGA o WMS
Un SGA o WMS puede registrar automáticamente cuándo empieza y termina cada tarea.
Esto permite:
- medir tiempos reales;
- detectar colas;
- asignar trabajo;
- priorizar pedidos;
- automatizar reposiciones;
- mantener trazabilidad.
Cuando los datos se obtienen del propio flujo operativo, el lead time deja de ser una estimación y se convierte en un indicador sobre el que actuar.
Reducir esperas antes que acelerar personas
En muchos almacenes, una parte importante de la mejora no está en ejecutar cada tarea más rápido, sino en conseguir que la siguiente fase pueda empezar inmediatamente.
Medir el lead time completo permite ver esas esperas y diseñar un flujo donde inventario, sistemas, picking, packing y expedición trabajen de forma coordinada.
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