El retorno de un software de gestión de almacenes no debería medirse por el número de funcionalidades instaladas, sino por su impacto en la operación.
Antes de implantar una solución conviene identificar qué problemas se quieren reducir y qué indicadores permitirán comprobar si el cambio funciona.
Costes que conviene medir
El coste total del proyecto puede incluir desarrollo o licencia, implantación, integraciones, migración de datos, formación, dispositivos y mantenimiento.
También deben considerarse costes internos: tiempo del equipo, adaptación de procesos y posibles periodos de transición.
Dónde puede aparecer el retorno
El retorno suele venir de varias fuentes combinadas:
- menos errores de picking;
- menos tiempo buscando mercancía;
- reducción de tareas administrativas;
- mejor control de inventario;
- menos roturas o exceso de stock;
- mejor aprovechamiento del espacio;
- menor dependencia de hojas de cálculo;
- menos incidencias por falta de trazabilidad.
No todas las mejoras son fáciles de convertir directamente en euros, pero sí se pueden medir mediante tiempos, incidencias o productividad.
Define una línea base
Antes de cambiar el sistema conviene saber cómo funciona hoy el almacén.
Algunas métricas útiles son:
- pedidos preparados por hora;
- porcentaje de pedidos con incidencia;
- diferencias de inventario;
- tiempo medio de preparación;
- tiempo de recepción;
- devoluciones asociadas a errores de preparación;
- horas dedicadas a tareas manuales.
Sin una referencia previa es difícil demostrar qué ha mejorado.
Priorizar antes de desarrollar
Intentar automatizar toda la operación de una vez puede aumentar el coste y el riesgo.
En muchos proyectos tiene más sentido empezar por las áreas con mayor impacto y extender posteriormente el sistema. Por ejemplo, primero stock y picking y, más adelante, automatizaciones o integraciones adicionales.
El coste de adaptar el negocio al software
Una solución estándar puede ser más barata inicialmente, pero si obliga a introducir pasos manuales, mantener sistemas paralelos o cambiar procesos críticos, el coste real puede ser superior.
Por eso, en operaciones con reglas específicas, conviene comparar el coste total de una solución estándar con un SGA a medida y no solo la inversión inicial.
Revisar el retorno después de implantar
Una vez en producción hay que medir los mismos indicadores utilizados en la línea base.
El objetivo es comprobar qué ha mejorado, qué no y dónde aparecen nuevos cuellos de botella. Un sistema de almacén debe evolucionar con la operación y no convertirse en una nueva restricción.
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